Warum eine funktionierende IT noch lange keine gesunde IT ist

Wenn im Alltag alles funktioniert

Der Server läuft. Die Mitarbeiter können arbeiten. Die Produktion produziert. Die Sicherung meldet jeden Morgen Erfolg. Eigentlich gibt es keinen Grund, sich mit der IT zu beschäftigen.

Zumindest solange nichts passiert.

Viele Schwachstellen einer IT-Infrastruktur machen sich im normalen Betrieb überhaupt nicht bemerkbar. Ein alter Server kann jahrelang zuverlässig laufen. Ein Rechner mit einem längst nicht mehr unterstützten Betriebssystem kann jeden Morgen die gleiche Produktionsmaschine starten. Eine schlecht dokumentierte Netzwerkstruktur kann über Jahre funktionieren, weil niemand etwas daran verändern muss.

Ob die IT heute funktioniert, sagt deshalb wenig darüber aus, wie gut sie auf einen Fehler vorbereitet ist.

Welche Ausfälle das Unternehmen wirklich treffen

Der Ausfall eines normalen Arbeitsplatzrechners ist meistens überschaubar. Ein Ersatzgerät lässt sich beschaffen und die benötigten Programme können wieder eingerichtet werden. Schwieriger wird es bei Systemen, die eine besondere Aufgabe erfüllen.

Das kann der einzige Rechner sein, auf dem die Steuerungssoftware einer Maschine läuft. Vielleicht benötigt er eine spezielle Schnittstellenkarte, die seit Jahren nicht mehr hergestellt wird. Vielleicht läuft die Software ausschließlich unter einer alten Windows-Version und niemand weiß genau, wie sie auf einem anderen Rechner eingerichtet werden müsste.

Solange dieser Rechner läuft, sieht er aus wie ein alter PC. Fällt er aus, kann daraus ein Produktionsstillstand werden.

Dasselbe gilt für Server, Netzwerkkomponenten, Datenspeicher oder den Internetzugang. Deshalb lohnt sich die Frage, welche einzelnen Geräte oder Dienste einen größeren Teil des Unternehmens zum Stillstand bringen können.

Solche kritischen Einzelpunkte werden häufig als „Single Point of Failure“ bezeichnet. Gemeint ist damit schlicht eine Komponente, deren Ausfall unmittelbar eine wichtige Funktion lahmlegt.

Die Lösung besteht nicht darin, vorsorglich alles doppelt zu kaufen. Das wäre für viele kleine Unternehmen unnötig teuer. Entscheidend ist zunächst, diese Abhängigkeiten überhaupt zu kennen.

Bei einem System reicht vielleicht die Information, wo innerhalb eines Tages Ersatz beschafft werden kann. Bei einem anderen ist ein vorbereitetes Ersatzgerät sinnvoll. Für einen kritischen Server kann eine zweite Hardware oder eine schnelle Wiederherstellung aus einer Sicherung wichtig sein.

Eine geplante Wiederherstellung nach einem IT-Ausfall muss deshalb berücksichtigen, wie lange ein bestimmter Geschäftsprozess tatsächlich stillstehen darf.

Ein Backup ist erst nach einer Wiederherstellung wirklich geprüft

Die Datensicherung ist ein gutes Beispiel dafür, wie leicht ein funktionierender Zustand Sicherheit vortäuschen kann.

Viele Unternehmen besitzen ein Backup. Die Sicherungssoftware läuft nachts und am nächsten Morgen erscheint eine Erfolgsmeldung. Trotzdem ist damit noch nicht geklärt, ob sich das Unternehmen nach einem Ausfall tatsächlich wiederherstellen lässt.

Eine Sicherung kann vollständig vorhanden sein und trotzdem im Ernstfall Probleme bereiten. Vielleicht fehlen Datenbanken oder bestimmte Konfigurationen. Vielleicht wurde eine wichtige virtuelle Maschine gar nicht in die Sicherung aufgenommen. Vielleicht dauert das Zurückspielen mehrerer Terabyte so lange, dass der Betrieb zwei Tage stillsteht.

Bei einer Prüfung interessiert deshalb, was gesichert wird, wie häufig die Sicherung läuft, wie lange ältere Versionen erhalten bleiben und wo die Sicherungsdaten gespeichert sind.

Ebenso wichtig ist die Frage, ob ein Schadprogramm die Sicherung erreichen kann. Befindet sich das Backup dauerhaft eingebunden im gleichen Netzwerk und besitzt ein kompromittierter Administrator Zugriff darauf, kann eine Verschlüsselung im schlimmsten Fall Originaldaten und Sicherungen gleichzeitig treffen.

Regelmäßige Wiederherstellungstests zeigen, ob die Sicherung tatsächlich das leistet, was man von ihr erwartet. Erst wenn Daten oder komplette Systeme erfolgreich zurückgeholt wurden, weiß man, dass der vorgesehene Weg funktioniert.

Gewachsene Netzwerke brauchen irgendwann Struktur

Auch Netzwerke funktionieren häufig jahrelang problemlos und sind trotzdem ungünstig aufgebaut.

Das beginnt meist völlig harmlos. Ein weiterer Computer wird angeschlossen, später eine Kamera, dann eine Telefonanlage und schließlich eine neue Maschine mit Netzwerkanschluss. Irgendwann befinden sich Bürocomputer, Drucker, Produktionsmaschinen, Kameras und andere Geräte im gleichen Netzwerk.

Technisch können sie dadurch häufig miteinander kommunizieren, obwohl das für ihre eigentliche Aufgabe überhaupt nicht notwendig ist.

Eine Kamera muss normalerweise keinen Dateiserver erreichen. Ein Besucher im Gäste-WLAN benötigt keinen Zugriff auf Produktionssysteme. Ein zwanzig Jahre alter Rechner an einer Maschine muss nicht sämtliche Bürocomputer kontaktieren können.

Eine sinnvolle Lösung ist die Aufteilung des Netzwerks in unterschiedliche Bereiche. Dafür werden häufig VLANs verwendet. Ein VLAN ist vereinfacht gesagt ein logisch getrennter Bereich innerhalb derselben Netzwerkinfrastruktur.

Firewallregeln bestimmen anschließend, welche Verbindungen zwischen diesen Bereichen erlaubt sind. Ein Produktionsrechner kann beispielsweise Zugriff auf genau den Server erhalten, den er für seine Arbeit benötigt. Andere Bereiche bleiben für ihn unerreichbar.

Damit kann ein Problem in einem Teil des Netzwerks deutlich schlechter auf andere Bereiche übergreifen.

Für die Geschäftsführung ist nicht wichtig, welche VLAN-Nummer der Administrator dafür vergibt. Interessant ist, ob es ein nachvollziehbares Konzept gibt, welche Geräte miteinander kommunizieren dürfen und warum.

Alte Produktionssysteme lassen sich oft kontrolliert weiterbetreiben

Gerade bei älteren Produktionssystemen lässt sich mit einer sauberen Trennung viel erreichen.

Ein alter Windows-Rechner muss nicht automatisch ersetzt werden, nur weil sein Betriebssystem keine Sicherheitsupdates mehr erhält. In der Produktion kann ein Austausch enorme Folgekosten verursachen, wenn davon eine funktionierende Maschine abhängt.

Dann ist es oft vernünftiger, das vorhandene System kontrolliert weiterzubetreiben. Dazu gehört eine Trennung vom normalen Büronetz, die Beschränkung auf notwendige Verbindungen und eine vernünftige Sicherung der vorhandenen Installation.

Bei besonders wichtigen Systemen sollten außerdem Programme, Konfigurationen, Treiber und Lizenzinformationen verfügbar sein. Ein vollständiges Systemabbild kann im Ernstfall erheblich wertvoller sein als nur eine Sicherung einzelner Dateien.

Manchmal lohnt es sich sogar, passende Ersatzhardware aufzubewahren, wenn eine alte Schnittstellenkarte später kaum noch zu beschaffen wäre.

Damit verschwindet das Alter des Systems nicht. Das Unternehmen kennt das Risiko aber und hat Maßnahmen getroffen, damit ein einzelner Defekt nicht überraschend zum großen Problem wird.

Dokumentation reduziert die Abhängigkeit von einzelnen Personen

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Dokumentation der eigenen IT.

Wenn eine einzige Person erklären kann, wie Server, Netzwerk, Datensicherung und Produktionssysteme zusammenhängen, besitzt das Unternehmen ein personelles Ausfallrisiko.

Das kann ein eigener Mitarbeiter sein. Häufig ist es aber auch der langjährige IT-Dienstleister, der die Umgebung über Jahre aufgebaut hat und jede Besonderheit kennt.

Solange diese Person verfügbar ist, funktioniert das gut. Fällt sie aus oder endet die Zusammenarbeit, muss ein anderer Techniker die Umgebung zunächst verstehen.

Eine brauchbare Dokumentation sollte deshalb zumindest die wichtigen Systeme, Netzwerkstruktur, zentralen Zugänge, Sicherungen, externen Dienstleister und kritischen Abhängigkeiten erfassen.

Dafür braucht es zunächst eine Bestandsaufnahme.

Zu einer Übersicht der Geräte im Firmennetz gehören Server und Arbeitsplatzcomputer genauso wie Firewalls, Switches, WLAN-Zugangspunkte, Datenspeicher, Telefonanlagen, Kameras, Produktionsrechner und vernetzte Maschinen.

Bei wichtigen Geräten sollte klar sein, welche Aufgabe sie erfüllen, wo sie stehen und welche anderen Systeme von ihnen abhängen.

Gerade in älteren Umgebungen findet man dabei oft Technik, deren genauer Zweck zunächst niemandem mehr bekannt ist. Das bedeutet nicht, dass sie sofort entfernt werden sollte. Zuerst wird geklärt, was das Gerät tut und welche Auswirkungen ein Abschalten hätte.

Erst danach lässt sich entscheiden, ob es weiterhin benötigt wird.

Erst prüfen, dann investieren

Eine technische Bestandsaufnahme der IT sollte nicht mit einer Einkaufsliste enden. Das Ergebnis muss zeigen, welche Probleme tatsächlich dringend sind und welche lediglich technisch unschön aussehen.

Ein offen erreichbarer Fernzugang kann sofortige Maßnahmen erfordern. Eine nie getestete Datensicherung kann ein erhebliches Geschäftsrisiko darstellen. Ein acht Jahre alter Switch kann dagegen durchaus noch weiterlaufen, wenn sein Ausfall keine größeren Folgen hätte und Ersatz schnell verfügbar wäre.

Gerade in kleinen Unternehmen ist diese Priorisierung wichtig. Geld und Zeit sollten dort eingesetzt werden, wo sie das tatsächliche Risiko reduzieren.

Eine gut aufgestellte IT erkennt man deshalb nicht daran, dass überall die neueste Technik steht. Sie ist dann gut aufgestellt, wenn wichtige Abhängigkeiten bekannt sind, Daten wiederhergestellt werden können, kritische Systeme abgesichert sind und das Unternehmen weiß, was im Störungsfall zu tun ist.

Dass heute alles funktioniert, ist angenehm. Ob es morgen nach einem Ausfall wieder funktioniert, ist die wesentlich interessantere Frage.