Eine Datensicherung reicht nicht: Wie ein belastbares Backup-Konzept aussieht

Die Sicherung läuft jeden Abend. Reicht das?

Die Sicherungssoftware zeigt ein grünes Häkchen. Der Server wurde in der Nacht erfolgreich gesichert und die Daten liegen auf einem NAS im gleichen Raum.

Auf den ersten Blick sieht damit alles gut aus.

Dann verschlüsselt ein Schadprogramm den Server und erreicht über das Netzwerk auch die Sicherung. Oder ein defektes Netzteil verursacht einen Brand im Serverschrank. Vielleicht wird bei einem Einbruch gleich der Server zusammen mit dem danebenstehenden Sicherungsgerät gestohlen.

Plötzlich stellt sich heraus: Es gab zwar eine Datensicherung, aber keinen zweiten Weg zurück zu den Daten.

Ein belastbares Sicherungskonzept besteht deshalb aus mehreren Ebenen.

Zuerst muss klar sein, was überhaupt gesichert wird

Bevor über Festplatten, Cloud-Speicher oder zusätzliche Geräte gesprochen wird, muss geklärt werden, welche Daten und Systeme für das Unternehmen wichtig sind.

Das klingt selbstverständlich, wird aber häufig nur teilweise beantwortet.

Die gemeinsamen Dateien auf dem Server werden gesichert. Was ist mit der Warenwirtschaft? Mit den Datenbanken? Mit der Konfiguration der Telefonanlage? Mit virtuellen Servern? Mit Dokumenten in Microsoft 365? Mit einem alten Rechner an einer Produktionsmaschine?

Bei einem Produktionsrechner kann die eigentliche Dateiablage sogar das kleinere Problem sein. Wertvoll sind möglicherweise die installierte Steuerungssoftware, alte Treiber, Lizenzdateien und eine Konfiguration, die heute niemand mehr ohne Weiteres nachbauen könnte.

Deshalb sollte zunächst eine Übersicht entstehen: Welche Daten können neu erzeugt werden und welche nicht?

Ein verlorenes Installationsprogramm aus dem Internet lässt sich häufig erneut herunterladen. Eine kundenspezifische Maschinenkonfiguration von 2009 vielleicht nicht.

Dateien und komplette Systeme sind zwei unterschiedliche Dinge

Eine Datensicherung kann auf verschiedenen Ebenen arbeiten.

Bei einer reinen Dateisicherung werden Dokumente, Tabellen, Bilder und andere Dateien gesichert. Das ist wichtig, hilft aber nur begrenzt, wenn ein kompletter Server ausfällt.

Dann müssen Betriebssystem, Programme, Einstellungen und Dienste zunächst wieder aufgebaut werden, bevor die Dateien zurückgespielt werden können.

Bei wichtigen Systemen kann deshalb zusätzlich eine vollständige Systemsicherung sinnvoll sein. Sie enthält deutlich mehr vom ursprünglichen Zustand und kann die Wiederherstellung erheblich beschleunigen.

Bei einem alten Produktionsrechner ist ein vollständiges Systemabbild oft besonders wertvoll. Wenn Hardware, Betriebssystem und spezielle Software eng zusammengehören, möchte man im Ernstfall möglichst genau diesen Zustand wiederherstellen können.

Welche Form sinnvoll ist, hängt deshalb davon ab, wie kompliziert ein System neu aufgebaut werden kann.

Mehrere Kopien schützen vor unterschiedlichen Schäden

Eine einzelne Sicherung kann immer selbst ausfallen.

Das Sicherungsgerät kann defekt werden. Eine Datei kann bereits beschädigt gesichert worden sein. Ein Bedienfehler kann Daten löschen. Schadsoftware kann auf erreichbare Sicherungen zugreifen.

Deshalb ist es sinnvoll, mehrere unabhängige Kopien wichtiger Daten vorzuhalten.

Bekannt ist dafür die sogenannte 3-2-1-Regel. Vereinfacht bedeutet sie: Es gibt drei Kopien der Daten, sie liegen auf mindestens zwei unterschiedlichen Arten von Speicher und mindestens eine Kopie befindet sich außerhalb des eigenen Standorts.

Diese Regel ist kein Naturgesetz und muss nicht für jedes Unternehmen exakt gleich umgesetzt werden. Der Gedanke dahinter ist aber sinnvoll: Ein einzelnes Ereignis sollte nicht alle vorhandenen Kopien gleichzeitig zerstören können.

Ein Server und das danebenstehende NAS sind beispielsweise zwei Geräte, befinden sich bei Feuer oder Einbruch aber im gleichen Gefahrenbereich.

Eine räumlich getrennte Datensicherung schützt vor genau solchen Szenarien.

Die zweite Kopie sollte wirklich getrennt sein

„Wir sichern auf ein zweites NAS“ klingt zunächst gut.

Steht dieses NAS im gleichen Serverschrank und ist dauerhaft über das gleiche Netzwerk erreichbar, schützt es allerdings nur gegen bestimmte Ausfälle.

Bei einem Defekt des ersten Speichers hilft es. Bei Feuer im Raum vermutlich nicht.

Bei einem erfolgreichen Angriff kann ebenfalls problematisch sein, wenn der Angreifer mit einem Administratorkonto beide Systeme erreichen kann.

Eine zusätzliche Sicherung sollte deshalb möglichst unabhängig sein.

Das kann ein zweiter Standort sein, ein geeignetes Rechenzentrum, ein Cloud-Speicher oder ein Sicherungsmedium, das nach der Sicherung nicht dauerhaft mit dem produktiven Netz verbunden bleibt.

Welche Variante sinnvoll ist, hängt von Datenmenge, Internetanbindung, Anforderungen an die Wiederherstellungszeit und dem verfügbaren Budget ab.

Entscheidend ist das Prinzip: Ein Fehler oder Angriff darf nicht automatisch sämtliche Sicherungen mitnehmen.

Verschlüsselungstrojaner verändern die Anforderungen

Früher sollte eine Datensicherung vor allem gegen Hardwaredefekte und versehentlich gelöschte Dateien schützen.

Heute muss zusätzlich berücksichtigt werden, dass ein Angreifer gezielt versucht, Sicherungen unbrauchbar zu machen.

Wer ein Unternehmen erpressen möchte, hat wenig davon, nur den Dateiserver zu verschlüsseln, wenn die Geschäftsführung eine Stunde später alles aus dem Backup zurückholen kann.

Deshalb versuchen Angreifer häufig, auch Sicherungsserver, angeschlossene Speicher oder vorhandene Sicherungsstände zu löschen beziehungsweise zu verschlüsseln.

Eine Sicherung sollte deshalb mindestens eine Kopie enthalten, die aus der normalen IT nicht ohne Weiteres verändert werden kann.

Das kann beispielsweise eine unveränderbare Sicherung sein, bei der gespeicherte Daten für einen festgelegten Zeitraum nicht gelöscht oder überschrieben werden können.

Auch physisch oder logisch getrennte Sicherungen können dafür geeignet sein.

Wichtig ist, dass ein kompromittiertes Administratorkonto nicht automatisch ausreicht, um sämtliche vorhandenen Sicherungen zu zerstören.

Aufbewahrungsdauer entscheidet über den Nutzen

Nicht jeder Datenverlust wird sofort bemerkt.

Eine Datei kann am Montag beschädigt werden und erst drei Wochen später wieder gebraucht werden. Wenn zu diesem Zeitpunkt nur die Sicherungen der letzten sieben Tage vorhanden sind, enthalten alle verfügbaren Versionen bereits den Fehler.

Deshalb gehören unterschiedliche Aufbewahrungszeiträume zu einem sinnvollen Konzept.

Aktuelle Sicherungen werden häufig sehr engmaschig erstellt. Zusätzlich können Wochen-, Monats- oder Jahresstände sinnvoll sein.

Wie lange Daten aufbewahrt werden sollten, hängt stark vom Unternehmen ab. Eine pauschale Zahl hilft wenig.

Relevant sind unter anderem gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die Art der Daten und die Frage, wie spät ein Verlust typischerweise entdeckt werden kann.

Die Aufbewahrungsdauer von Datensicherungen sollte deshalb bewusst festgelegt werden und nicht lediglich aus dem voreingestellten Wert der Sicherungssoftware entstehen.

Microsoft 365 und andere Cloud-Dienste nicht vergessen

Ein häufiger Irrtum lautet: „Unsere Daten liegen in der Cloud, also sind sie gesichert.“

Cloud-Anbieter sorgen in der Regel dafür, dass ihre Plattform technisch hochverfügbar betrieben wird. Das ist aber nicht automatisch dasselbe wie eine Datensicherung nach den Anforderungen deines Unternehmens.

Ein Mitarbeiter kann Dateien löschen. Konten können kompromittiert werden. Aufbewahrungsfristen können ablaufen. Bestimmte Datenstände lassen sich möglicherweise nicht so lange zurückholen, wie das Unternehmen benötigt.

Deshalb sollte bei jedem wichtigen Cloud-Dienst geprüft werden, welche Wiederherstellungsmöglichkeiten der Anbieter tatsächlich bereitstellt und ob eine zusätzliche Sicherung sinnvoll ist.

Das betrifft beispielsweise E-Mails, Dateien, gemeinsame Arbeitsbereiche und andere geschäftskritische Daten.

Die Frage welchen Schutz Microsoft 365 selbst bietet und wo eine zusätzliche Sicherung sinnvoll wird, sollte deshalb getrennt vom klassischen Server-Backup betrachtet werden.

Der wichtigste Test ist die Wiederherstellung

Am Ende zählt eine einzige Sache: Lassen sich die Daten tatsächlich zurückholen?

Eine erfolgreiche Sicherungsmeldung beweist das noch nicht.

Bei einem Wiederherstellungstest werden Dateien oder komplette Systeme aus der Sicherung zurückgeholt und überprüft.

Dadurch lassen sich Probleme entdecken, solange noch kein echter Notfall besteht.

Vielleicht fehlt eine Datenbank. Vielleicht ist ein Kennwort nicht dokumentiert. Vielleicht dauert die Wiederherstellung viel länger als angenommen. Vielleicht stellt sich heraus, dass zwar alle Dateien vorhanden sind, eine kritische Anwendung aber nicht ohne zusätzliche Lizenzinformationen gestartet werden kann.

Genau deshalb gehört eine regelmäßige Wiederherstellungsprüfung zum Sicherungskonzept.

Wie häufig getestet werden sollte, hängt von der Bedeutung des Systems ab. Ein geschäftskritischer Server sollte deutlich ernster behandelt werden als ein Archiv, auf das nur selten zugegriffen wird.

Auch die Wiederherstellungszeit muss zum Unternehmen passen

Eine Sicherung kann technisch perfekt funktionieren und trotzdem für den Betrieb ungeeignet sein.

Wenn nach einem Serverausfall zunächst neue Hardware bestellt werden muss, danach das Betriebssystem installiert wird und anschließend mehrere Terabyte Daten über eine langsame Internetleitung aus der Cloud geladen werden, kann die Wiederherstellung Tage dauern.

Deshalb sollte vorab geklärt sein, wie lange wichtige Systeme ausfallen dürfen.

Wenn die Produktion nach vier Stunden wieder laufen muss, muss das Sicherungskonzept auch eine Wiederherstellung innerhalb dieses Zeitraums ermöglichen.

Für weniger wichtige Systeme können längere Zeiten völlig akzeptabel sein.

Die zulässige Ausfallzeit und der maximal akzeptable Datenverlust sind deshalb geschäftliche Entscheidungen. Die Technik muss anschließend dazu passen.

Ein belastbares Konzept muss nicht unnötig kompliziert sein

Gerade kleine Unternehmen brauchen keine Sicherungslandschaft, die nur noch ein Spezialist versteht.

Ein vernünftiges Konzept kann erstaunlich überschaubar sein.

Wichtig ist, dass die geschäftskritischen Daten und Systeme vollständig erfasst sind, mehrere voneinander unabhängige Sicherungen existieren, mindestens eine Kopie nicht vom gleichen Schaden betroffen sein kann und regelmäßig geprüft wird, ob eine Wiederherstellung funktioniert.

Hinzu kommen klare Zuständigkeiten.

Jemand muss kontrollieren, ob Sicherungen fehlschlagen. Jemand muss wissen, wo die externe Kopie liegt. Zugangsdaten und Wiederherstellungsverfahren müssen dokumentiert sein.

Die Qualität einer Datensicherung zeigt sich deshalb nicht an der Anzahl der Festplatten oder an einem grünen Häkchen in einer Software.

Sie zeigt sich an der Frage, ob dein Unternehmen nach einem echten Datenverlust die benötigten Systeme und Daten in einer vertretbaren Zeit wiederbekommt.